Je nach Mailprogramm auf dem PC, Tablet oder SmartPhone erscheinen bei der Einrichtung vom Mailprogramm einige Auswahloptionen.
Wir versuchen da etwas Klarheit zu schaffen und es für Benutzer verständlich zu erklären.
Mailadressen sind immer auf einem Mailserver eingerichtet, richtig gesagt sind es eigentlich Mailboxen, die eine oder mehrere Mailadressen hinterlegt haben.
Der Mailserver bearbeitet die Mailbox, er befüllt die Mailbox mit neuen Mails oder gibt diese an den PC oder Smartphone weiter etc.
Zuerst mal zum Mailversand, dies ist einfacher zu erklären.
SMTP
Werden Mails vom Mailprogramm auf dem PC, Tablet etc. versendet geschieht das über SMTP (= Simple Mail Transfer Protocol), d.h. der Mailclient sendet das Mail per SMTP an den Mailserver wo die Mailbox liegt.
Muss ein Mail dann vom Mailserver an einen anderen Mailserver weitergeleitet werden, passiert das ebenfalls mittels SMTP zum anderen Mailserver, das übernimmt dann der Mailserver.
Nun zum etwas komplizierteren Teil, dem Mailempfang.
POP / IMAP
Werden Mails vom Mailprogramm auf dem PC, Tablet etc. empfangen geschieht das normalerweise entweder über POP (= Post Office Protocol) oder IMAP (= Internet Message Access Protocol), d.h. der Mailclient ruft per POP oder IMAP die Mails vom Mailserver ab.
Was ist der Unterschied zwischen POP und IMAP
Einfach erklärt wird bei POP die gesamte Nachricht auf den Client heruntergeladen und anschliessend auf dem Mailserver entfernt.
Das automatische Entfernen vom Mailserver kann definiert oder ganz deaktiviert werden. Meistens ist es verzögert eingestellt(i.e. 14 Tage).
Zudem wird standardmässig nur der Posteingang heruntergeladen, Entwürfe und Gesendete Mails werden nur im lokalen Mailprogramm gespeichert.
Bei IMAP bleiben die Mails und Struktur auf dem Mailserver und werden auf den Client synchronisiert.
Oft wird das in Firmen benutzt, wo mehrere Benutzer mit der gleichen Mailadresse arbeiten.
Vorteil ist dass wenn z.B. ein Benutzer ein Mail in ein Verzeichnis "Erledigt" verschiebt, beim anderen Benutzer dieses Mail beim nächsten Mailabruf auch automatisch unter "Erledigt" erscheint.
Dies ist bereits der Hauptunterschied, bei IMAP werden alle Verzeichnisse mit dem Mailserver synchronisiert.
Unsere Mailserver unterstützen beide Protokolle.
Wichtig zu beachten: Sämtliche Mails die auf dem Mailserver verbleiben zählen zum Speicherplatz des Abonnements. Es ist also wichtig dass sie regelmässig Mails archivieren oder löschen.
Unsere Empfehlung
Bei nur einem PC sowie z.B. einem Smartphone eher POP benutzen(z.B. auf dem PC eine Löschverzögerung von 14 Tagen einstellen).
Tipp zu POP
Wenn ein automatisches Entfernen von Mails eingestellt ist greift das immer nur wenn der entsprechende Client auch Mails abruft.
Ist z.B. auf dem PC Zuhause eine Löschverzögerung von 7 Tagen eingestellt, dann löscht der PC auch nur wenn er läuft. Bei drei Wochen Ferien sind also z.B. weiterhin immer alle neuen Mails über WebMail oder SmartPhone abrufbar und werden nach Rückkehr auch noch auf den PC heruntergeladen.
Tipp zu IMAP
Um den Online Speicherplatz zu reduzieren, kann in den meisten Mailprogrammen auch eine lokale Ablage eingerichtet werden. Anschliessend können regelmässig Mails aus den IMAP Verzeichnissen in die lokale Ablage verschoben oder archiviert werden.
SSL
SSL (= Secure Sockets Layer) ist eine Ergänzung für die Datenübertragung. Bei Benutzung von SSL werden die Daten quasi in einem sicheren Kanal übertragen und können durch Hacker nicht abgefangen/manipuliert werden.
Wir empfehlen wenn immer möglich SSL zu benutzen, es ist minimal langsamer (ca. 1%) als die Standardübertragung und dafür sicher.
TLS
TLS (= Transport Layer Security) ist quasi der Nachfolger von SSL und kann ebenso benutzt werden für abgesicherte Kommunikation zum Mailserver.
Outlook / Exchange
Oft hört man auch die Namen Outlook und Exchange im Zusammenhang mit Mail.
Outlook ist grundsätzlich ein Mailprogramm für Windows und Android und kann auch mit jedem Mailserver verwendet werden.
Exchange ist ein Windows Mailserver, der anstelle POP/IMAP andere Protokolle benutzt und auch Adressbücher, Kalender etc. synchronisieren kann.
Exchange wird aufgrund der Kosten und Komplexität meistens in Unternehmen eingesetzt.
Je nach Protokoll werden andere Kommunikationsport benutzt.
Die verfügbaren Mailserver Protokolle und Ports sind in diesem Artikel aufgelistet.
